Az üzleti levelezés szabályai e-mailen keresztül. Üzleti levél: minta. Hogyan küldjön e-mailt e-mailben

Az elmúlt évtizedekben az üzleti levelezésAz e-mail segítségével óriási népszerűségre tett szert, és az üzleti kommunikáció egyik fő módja lett. Ma nehéz megtalálni egy olyan személyt, aki nem használná az e-maileket az interperszonális kommunikáció gyakorlatában. Ennek ellenére sokan azon tűnődnek, hogy e-mailt kell küldeni, hogy az összes szabályt betartsák? Hogyan készítsünk jó benyomást a feladóról egy illetékes levél segítségével?

Ez a cikk az üzleti szabályokat ismerteti.Az e-mail levelezés és a cikkben bemutatott gyakorlati tanácsok segítenek abban, hogy e-mailek készítésekor megtanulják a megfelelő üzleti kommunikációt.

Sokan kezdik munkanapjukatellenőrizze az új üzenetek postafiókját. De sajnos, az információcsere ezen módszere elterjedtsége ellenére, sokan nem tudják, hogyan kell megfelelően használni az üzleti levelezés nyelvét, e-maileket informális kommunikációs módként.

Az e-mail kézbesítés sebessége miattA levél egyszerűsíti a fontos hivatalos dokumentumok, formanyomtatványok, nyilatkozatok cseréjét, de még itt is tévednek a levelek küldése során. Gyakran előfordul, hogy az e-mailek összeállításakor, ha bármilyen fájlt cserélnek, a címzettek valamilyen okból nem képezik kísérő esszéket, és nem adnak olyan témákat, amelyek bonyolíthatják a címzettek munkáját. E cikk célja, hogy válaszoljon a kérdésre: hogyan küldjön e-mailt és kövesse az e-mailen keresztüli üzleti írásos kommunikáció valamennyi szabályát?

E-mailek készítésekor minden beküldött mezőt ki kell tölteni.

E-mail üzleti szabályokkötelezze a levél feladóját, hogy töltse ki az e-mailben megadott összes mezőt, például a címzett címét és nevét, valamint a levél küldőjét. Szükséges leírni egy olyan témát, amely röviden leírja a küldendő levél lényegét. Nagyon gyakran az elküldött levél sorsát és a benne lévő probléma megoldásának sebességét a helyesen leírt téma határozza meg. Az üzleti e-mailnek üdvözlettel kell kezdődnie - ez egy egyszerű bemutatás a tisztelet tiszteletben tartására a címzett számára nagyon fontos a levelezésben. Az üdvözlés után kövesse a szöveget, amelyet "a levél testének" neveznek, és a végén az aláírás marad, például "Üdvözlettel, Petrov Pyotr Ivanovics".

Üdvözlés az üzleti levelezésben

Ezen a ponton érdemes tovább élesítenifigyelem, mivel a tisztelet gesztusa nagyon fontos az üzleti kommunikáció bármely aspektusában. A legjobb üdvözlő kifejezés a "Jó napot" vagy "Hello". Az üzleti levelezés e-mailben történő végrehajtása korlátozza a feladó számára a „Jó estét” vagy a „Jó reggelt” kifejezéseket, mivel a címzett sokkal később olvashatja el a levelet, mint azt. Nem is helyes használni az informális kommunikációban használt beszélgetés kifejezéseit üdvözlésben.

Egy szó vagy kifejezés köszöntése utánkapcsolatba kell lépnie a címzettvel a nevével és a védőszentjével, és ha a név ismeretlen a feladónak, kihagyhatja ezt a pontot. Az üdvözlőszó után folytathatja a levél célját.

Csatolt fájlok az e-mail üzleti levelezésben

Ha a levél fő célja nem csakírja a narratívet és a kérdés lényegének megállapítását, de a fájl küldése jobb, ha először csatolja az elküldött tárgyat. Gyakran előfordul, hogy sok küldő, a gondatlanság miatt, miután a levél szövegében feltüntette a kérdés lényegét, felejtse el csatolni a szükséges mellékletet. Az ilyen gondatlanság hátrányosan befolyásolhatja az üzleti levél feladójának üzleti hírnevét.

Az e-mail címnek felismerhetőnek és tömörnek kell lennie.

E-mail üzleti szabályokkötelezzék a feladót egy felismerhető elektronikus névre, amelyen a feladó nevére vonatkozó helyes információnak kell lennie. A hivatalos levelek és fellebbezések nagyon nem laconikusak és ostobaak, ha az e-mail cím tartalmaz informális kifejezéseket vagy szavakat, például a „limon_petya” e-mail címet. Úgy néz ki, hogy nagyon felnőttnek tűnik. Az üzleti levelezéshez jobb, ha külön e-mailt hozunk létre, és e-mailben kövessük az üzleti levelezés etikettjét.

A gyors válasz (Válasz) segítségével válaszolhat a korábban kapott levelekre

Funkció válasz vagy válasz (rövidítveopcióként néz ki Re :) segít a felhasználónak abban, hogy gyorsan válaszoljon a feladó által korábban küldött üzenetekre. Ez a funkció is egyetemes lehetőséget kínál arra, hogy elolvassa a korábbi levelezést a partnerrel egy adott témában. Az e-mailben történő üzleti levelezés szabályai azonban arra kötelezik a feladót, hogy az üzleti levél tárgyát átnevezze, ha a beszélgetés során a beszélgetés megváltozik.

Üzleti levél küldése előtt olvassa el a helyesírási hibákat és az írásjeleket.

Az e-mail megkönnyíti az információk megosztását, deaz üzleti levelezés során nem szabad elhanyagolnia az orosz nyelv szabályait, mivel egy gondatlanul elkövetett hiba befolyásolhatja a feladó jogosultságát. A levél elküldése előtt többször meg kell vizsgálnia a szöveget, és gondosan ellenőriznie kell, hogy vannak-e eltolódási és központozási hibák. Számos e-mail kliens rendelkezik helyesírás-ellenőrzési funkcióval, ezért figyelni kell a piros vonallal aláhúzott szavakra. Ha kétségei vannak a helyesírás helyességével kapcsolatban, segítségért forduljon az internethez, vagy a helyesírást a helyesírási szótár segítségével.

A címzett mezőt utolsó helyen kell kitölteni.

A befejezetlen vagyA nem szerkesztett betűknek tartalmaznia kell az üzleti levél címzettjének címét a küldés előtti utolsó pillanatban. Ez a szabály az üzleti levelezés alapjaiban is szerepel. Előfordulhat, hogy a címzett mezőjének kitöltésekor az e-mail javasolhatja a korábban használt címzettek listáját, itt pedig a figyelmet kell összpontosítania, hogy ne tévesen küldjön egy összeállított üzleti levelet egy harmadik fél címzettjének.

Üzleti levél strukturálása

A szövegszerkesztési szabályok érvényeseknemcsak a papírhordozók számára, hanem az üzleti levelezés szabályairól is e-mailben. A címzett számára nem mindig kényelmes a nagy mennyiségű szöveges betű olvasása a monitor képernyőjén. E pont egyszerűsítése érdekében a szöveget koherensen kialakított kis bekezdésekre kell bontani, és az üzleti betűk írásakor nem szabad bonyolult mondatokat hagyni. Az üzleti levélben egy mondat optimális hossza nem lehet több, mint tizenöt szó.

Az üzleti levél lényegét lényegében meg kell jelölni

Az üzleti levél tárgya mellett a címzett isérdekeljenek és egyértelműen megfogalmazzák a fő szöveg első és második mondatát. A feladó feladata, hogy a levél elején jelezze a probléma vagy kérdés lényegét, amelyre a címzettet címezi. Az első mondatban fel kell tüntetni azt a célt, amelyre az üzleti levelet elküldi. Minta: „Tájékoztatjuk, hogy a 2017. január 2-i 45-ös,„ Az ömlesztett anyagok beszerzéséről ”szóló szerződés 45. sz. A szerződés meghosszabbítása érdekében be kell nyújtania egy második dokumentumcsomagot. A kijelölt célnak köszönhetően a címzettnek lehetősége van arra, hogy behatoljon egy üzleti levél eszméjébe. Ha a levél szövege túl nagy, akkor jobb, ha az objektum csatolási funkcióját szöveges dokumentum formájában csatolmányként használjuk, de ugyanakkor el kell hagynod a kísérő esszét a szövegdobozban, amely lefedi az üzleti levelet. Minta: „Küldünk Önnek egy elektronikus másolatot a Mac-Stroy LLC leveléről. Kérjük, hogy tájékoztassa a döntését a 2017. január 2-i 45-ös, „Az ömlesztett anyagok beszerzéséről” szóló szerződés meghosszabbításával kapcsolatban a levélben meghatározott határidő előtt.

Minden üzleti e-mailre válaszolni kell

Negatív üzleti példák vannak.levelezés, ha a címzett bármilyen okból figyelmen kívül hagyja az üzleti levelet. Néha előfordulhatnak olyan esetek, amikor a válasz nem adható meg bizonyos helyzetek miatt, például a probléma megoldásához szükséges idő több napig is eltarthat, vagy a fogadó gondolata van, és nem tudja azonnal válaszolni a kérdésre. Ebben az esetben rövid megjegyzést kell tenni erről, például: „Hello, Peter Ivanovich. Megkaptam a levelet, de manapság nehezen tudok válaszolni, mivel konzultálnom kell a felső vezetéssel. Beszámolok a problémádról cégünk igazgatójának, és a hét végére hivatalos választ adunk. Tisztelettel, értékesítési vezető, Belov Ivan Gennadyevich.

Érdemes megjegyezni, hogy ha a válasz három munkanapon belül nem érkezett meg, az üzleti levél címzettjének csendességének tényét úgy lehet értékelni, hogy figyelmen kívül hagyja és nem hajlandó kommunikálni a feladóval.

A válaszlevelek elkészítésekor minden kérdésre válaszolnia kell

Ha a levél a címzettnek küldöttmegkérdőjelező jellegű, majd a levél előkészítése során az üzleti levél fogadott szövegében szereplő sorrendben válaszoljon a kérdésekre. Ha kérdéseket tesznek fel, a feladó reménykedni fog arra, hogy konkrét válaszokat kapjon rájuk. A levél írása során a válaszokat nem kell számozni, csak gondolni kell. Az összes feltett kérdés megválaszolásához először többször kell olvasni a kapott üzleti levelet, és ha túl sok kérdés merül fel, akkor jobb, ha azokat külön ki kell írni a mulasztás megelőzése érdekében. Ha lehetetlen megválaszolni néhány feltett kérdést, érdemes rámutatni arra, hogy jelenleg semmilyen okból nem adható meg a válasz.

Ne használja vissza a rövidítéseket, az érzelmi tervezést és a nagybetűket

Negatív üzleti példák vannak.levelezés, amikor a feladó informális jelek segítségével mosolyog. Használata népszerű a közösségi hálózatokban való kommunikáció során, de az üzleti levelezés szabályai nem fogadják el az érzelmek kifejeződését, mivel a címzett nem ismeri a valódi értelemben vett értelmüket, és nem érthetetlen értelemben vett írásjeleket.

Azt is érdemes megtagadni, hogy írjon szöveget.nagybetűvel. Az interneten a nagybetűkkel írt szavakat "sikoltozó kifejezéseknek" nevezik, és gyakrabban az ilyen kifejezések negatív színnel rendelkeznek. Az e-üzleti levél olvasásakor a címzett negatívan tekintheti az ilyen betűtípust, ami hátrányosan befolyásolja a jelentés értelmezését. Ha üzleti levélben meg kell hangsúlyozni bármely pillanat fontosságát, akkor jobb, ha bevezető kifejezéseket használunk, például: „Felhívjuk figyelmét, hogy legkésőbb 2017. február 10-ig be kell nyújtania egy dokumentumcsomagot a szerződés meghosszabbításához” a szerződés megújításáról 2017. február 10-ig kell benyújtani. "

A titkos információkat nem szükséges e-mailben továbbítani

Személyes vagy bizalmas adatátvitelaz információ jobban megtagadja az elektronikus postafiókokat, mivel a hackerek az információ önmeghallgatásának saját önző célokra történő felhasználásának veszélyét fenyegetik. Ilyen információk lehetnek: telefonszámok, bankkártya jelszavak, személyes bankszámlák, stb. Fontos megjegyezni, hogy az információ a levelezőügynök kiszolgálóján van tárolva, és hackelés esetén ellopható.

A levél végén a küldőnek alá kell írnia

Mint korábban említettük, mindegyik küldötta levélnek tartalmaznia kell egy egyedi aláírást. Gyakran a postafiók-fejlesztők beírják az aláírási blokk funkcióját, amelyben megadhatja a pozíciót, a nevet és a telefonszámot. Ezt követően a blokk automatikusan megjelenik minden egyes betű végén, ami leegyszerűsíti a gépelést. Fontos, hogy helyesen írjon alá egy aláírást, hogy a címzettnek lehetősége legyen arra, hogy a levélre való válaszadáskor helyesen lépjen kapcsolatba a feladóval. Az aláírás egyik példája így nézhet ki: „Tisztelettel, az értékesítési osztály vezetője, Petrov Nikolay Alexandrovich, +79810000000”.

Következtetések meghozatalakor megjegyezhető, hogy rendben vanAhhoz, hogy megértsük, hogyan lehet e-mailen keresztül üzleti levelezést folytatni, nem kell a további és összetett alapokat elsajátítani. Csak az etikett elemi szabályait kell követnünk, és meg kell felelniük az orosz nyelv normáinak.

</ p>>