Hogyan kell nyilvántartásba venni a dokumentumokat a vállalkozásnál?

Mi a dokumentumok nyilvántartása és mi a szervezetnek szüksége? Válaszoljunk erre a kérdésre: először - "mi", majd már - "miért".

Tehát ez a folyamat az elfogadás ténye vagy a dokumentum létrehozása.

Ennek során különlegesindex közvetlenül a szervezet által létrehozott vagy fogadott papírra. De ez csak a fele az eljárásnak. A második rész - az "újonnan érkező" releváns információ bevezetése külön regisztrációs űrlapon. Az index általában több részből áll. Először is sorszám. Ez kiegészíthető az előadóművészek indexével, az esetek nómenklatúrájával, a címzettek osztályozásával és így tovább. Az összetevők különböző szekvenciákban helyezhetők el. Például az első lehet a szám, akkor a nómenklatúra indexe, és a használt osztályozó a legvégén feltüntethető. De fordított sorrend lehetséges. Egyébként a betűk kombinációit tartalmazó speciális számok hozzárendelését az alkotó okiratok nyilvántartása jellemzi.

Meg kell mondani, hogy a vállalkozásnál vagy a cégnél a dokumentumok globális nyilvántartását kell végezni. Ez azt jelenti, hogy minden üzleti dokumentumot, mind a bejövő, mind a kimenő adatokat fel kell jegyezni.

Ezután meg kell jegyezni, hogy a szervezet dokumentációjának be kell tartania a következő követelményeket:

• Egyszeri - bármely kapott vagy létrehozotta dokumentációt csak egyszer rögzítik. Ha a belső megbízásokról beszélünk, akkor az osztálytól a tanszékig a kezdetektől rendelt számmal (index) utazunk. Ez a szabály ugyanúgy érvényes a hivatalos levelezésre és a súlyos főnökök parancsára.
• Időszerűség - itt van értelmea külföldről beérkező értékpapírok nyilvántartása a kézhezvétel napján történik. Ha belső rendelésekről, utasításokról vagy utasításokról beszélünk, akkor a felelős alkalmazottak aláírását (legfeljebb - másnap) rögzíthetik.
• Elválasztás - minden egyes üzleti papírtípusra személyes rögzítés (bejövő, kimenő, megrendelések, feljegyzések, jegyzőkönyvek, megrendelések stb.).
• Egyenruha - a könyvelés mindig ugyanazon szabályok szerint történik. Ebben az esetben a regisztrációs űrlap nem számít.
• A lényeg teljessége - amikor beírja az adatokat a regisztrációs űrlapba, be kell mutatnia a benne lévő maximális információt. Különösen a dokumentáció tartalmát tekintve.

Ezenkívül az összes iratnak a vállalatnál történő rögzítését egy éven belül (naptár) kell elvégezni.

És most itt az ideje megválaszolni a kérdést: "miért?" A szervezetekben használt dokumentumok nyilvántartása számos feladat megoldását teszi lehetővé. Tekintsük a legélénkebb példát. Ha egy naptári év végén veszi és elemzi a sorozatszámokat, akkor nyomon követheti a dokumentumáramlás növekedését. Ez az információ a titkár legitim kérelmeit a fizetését növelheti (lehetőség szerint - növelni tudja a titkárság személyzetének számát).

</ p>>